Pourquoi utiliser Microsoft Planner ?

Microsoft Planner est un outil puissant pour la gestion des tâches et des équipes Microsoft Planner est un outil de gestion de tâches et de collaboration inclus dans Microsoft 365.

Conçu pour être intuitif, il permet aux utilisateurs de planifier, organiser et suivre le travail au sein d’une équipe, le tout dans une interface visuelle et conviviale. Mais en quoi cet outil peut-il vraiment vous aider ? Quels avantages offre-t-il par rapport à d’autres outils comme Microsoft Project ?

Microsoft Planner aide les utilisateurs à structurer leur travail et à collaborer efficacement.

Voici les 10 principaux avantages de cet outil :

1. Simplicité d’utilisation : Pas besoin d’être un expert en gestion de projets ; l’interface est intuitive et accessible à tous.
2. Visibilité sur les tâches : Les tâches sont organisées en colonnes (buckets) et représentées visuellement sous forme de cartes, facilitant la gestion au quotidien.
3. Collaboration en temps réel : Partagez des tâches avec les membres de votre équipe et mettez à jour les progrès en temps réel.
4. Intégration avec Microsoft 365 :Synchronisez Planner avec d'autres outils comme Teams, Outlook et SharePoint pour centraliser vos données.
5. Notifications et rappels : Recevez des notifications automatiques pour suivre les échéances et rester à jour.
6. Accessibilité multiplateforme : Accédez à vos plans depuis n’importe quel appareil, que ce soit sur mobile, tablette ou PC.
7. Suivi de progression : Visualisez rapidement l'état d'avancement d’un projet grâce à des graphiques de progression intégrés.
8. Personnalisation des plans : Créez des catégories, définissez des priorités et ajoutez des étiquettes pour organiser vos projets selon vos besoins.
9. Coût inclus dans Microsoft 365 : Pas de coût supplémentaire pour les abonnés, contrairement à d’autres outils de gestion.
10. Sécurité intégrée : Les données sont protégées dans l’environnement sécurisé de Microsoft 365.

1. Préparation en amont
Avant de commencer, il est essentiel de bien définir vos besoins :
- Identifiez les objectifs du projet.
- Listez les étapes clés.
- Déterminez les membres impliqués.

2. Audit préalable
Un audit est souvent utile pour mieux structurer votre approche.

Organisation actuelle des tâches :
- Comment sont-elles gérées aujourd’hui ?
- Outils utilisés : Planner viendra-t-il remplacer ou compléter d’autres outils ?
- Flux de communication : Comment l’équipe échange-t-elle les informations liées au projet ?

3. Définition des objectifs :
Clarifiez les résultats attendus et les indicateurs de performance (KPI).

Exemple :
- Finaliser un livrable d’ici une date précise
- Réduire les délais en automatisant certaines étapes.

4. Mise en œuvre
Une fois la préparation faite, voici comment démarrer avec Microsoft Planner :
- Créer un plan avec des compartiments distincts pour chaque catégorie de tâches..
- Ajouter des tâches en associant des responsables et des échéances à chaque tâche.
- Collaborer en invitant votre équipe à rejoindre le plan et commencez à suivre les progrès.

5. Suivi et ajustement :
- Consultez régulièrement les graphiques de progression.
- Mettez à jour les tâches pour refléter les étapes atteintes.
- Réajustez les priorités si nécessaire.